Rent-a-Process-Manager

Rent-a-Process-Manager ist ein Fractional-Prozess-Owner- Engagement — unscharfe Abläufe werden zu dokumentierten, gemessenen und optimierbaren Systemen. Die Voraussetzung für jedes ernsthafte Automatisierungs-Vorhaben und die Funktion, die die meisten Organisationen unterfinanzieren, bis etwas kaputtgeht.

  flowchart LR
    A[Entdeckung<br/>Interviews + Mining] --> B[Modellierung<br/>BPMN 2.0]
    B --> C[Messung<br/>Durchlauf / Fehler / Rework]
    C --> D[Optimierung<br/>Backlog]
    D --> E{"Automatisierungs-bereit?"}
    E -->|Ja| F[Übergabe an Automatisierung]
    E -->|Nein| D

Wann das passt

• Ihr habt beschlossen, etwas zu automatisieren, und festgestellt, dass niemand den aktuellen Prozess konsistent beschreiben kann. Drei Personen zeichnen drei verschiedene Flow-Diagramme.
• Ihr seid so gewachsen, dass das implizite Wissen nicht mehr skaliert. Neue Mitarbeiter brauchen sechs Monate, bis sie wissen, wie die Dinge laufen, und Schlüsselprozesse hängen immer noch daran, dass eine Person sich erinnert.
• Ihr bereitet ein Zertifizierungs-Audit vor (ISO 9001, ISO-27001-Prozessklauseln, SOC 2) und braucht dokumentierte Prozesse, die Auditoren akzeptieren und Menschen tatsächlich befolgen.
• Ihr integriert eine Akquisition und müsst zwei Prozess-Sätze zu einem zusammenführen.
• Ein Prozess ist sichtbar kaputt — Kundenbeschwerden, Nacharbeit, verfehlte SLAs — und ihr braucht jemanden, der ihn auseinander nimmt, versteht und neu zusammensetzt.

Was diese Rolle abdeckt

• Prozess-Entdeckung. Mit den Menschen sitzen, die die Arbeit tun, nicht nur mit denen, die sie managen. Mappen, was tatsächlich passiert, inklusive der Workarounds.
• BPMN-2.0-Modellierung. Den Prozess in Standard-Notation festhalten, die das Gespräch überlebt und für Training, Audit und Automatisierungs-Design wiederverwendet werden kann.
• Prozess-Messung. Die Handvoll Metriken definieren, die tatsächlich zählen (Durchlaufzeit, Fehlerquote, Nacharbeits-Schleifen) und sie instrumentieren. Die Metrik-Theater-Falle vermeiden.
• Optimierung. Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und priorisieren: Handoffs, die Information verlieren, Controls ohne Mehrwert, Entscheidungspunkte, an denen niemand entscheiden darf.
• Automatisierungs-Readiness. Bestimmen, welche Schritte Automatisierungs-Kandidaten sind (RPA, Workflow-Engines, Integrations-Skripte) und welche nicht. Viele „automatisiert das"-Anfragen scheitern, weil der Prozess nicht automatisierungs-bereit ist.
• Prozess-Governance. Ownership etablieren — jeder Prozess hat einen benannten Owner, der für Änderungen verantwortlich ist — und eine Review-Kadenz.
• Schulungsmaterial. Den dokumentierten Prozess in das Onboarding-Material verwandeln, das neue Mitarbeiter tatsächlich nutzen.

Methodik-Hinweise

• BPMN 2.0 zuerst. Eine gemeinsame Notation, die Engineers, Operations und Business-Stakeholder mit leichtem Training lesen können. Vendor-neutral.
• Process Mining wo anwendbar. Wenn transaktionale Systeme verfügbar sind (ERP, CRM, Ticketing), liefert Process Mining eine evidenzbasierte Grundlage, die die interview-basierte Entdeckung ergänzt — was tatsächlich passiert versus was die Leute sagen, dass passiert.
• Kein „Prozess um des Prozesses willen". Ein dokumentierter Prozess, dem niemand folgt, ist schlimmer als keine Dokumentation: er erzeugt falsche Zuversicht und Audit-Risiko. Wir weigern uns, Regal-Schmuck zu produzieren.

Was du bekommst

• Prozess-Inventar — eine echte Liste der wichtigen Prozesse mit Ownership und Priorität.
• BPMN-Modell-Bibliothek für die in-Scope-Prozesse, versioniert, refresh-bar.
• Optimierungs-Backlog — eine geordnete Liste konkreter Verbesserungen mit geschätztem Aufwand und Business-Impact.
• Automatisierungs-Kandidaten-Liste — klar unterscheidend zwischen „jetzt automatisierbar" und „braucht erst Prozessarbeit".
• Ein Governance-Vorschlag — wer Prozesse in Zukunft besitzt, welche Review-Kadenz, welcher Änderungsprozess.

Was uns auszeichnet

• Business + technische Sicht in einem Kopf. Prozessarbeit, die die zugrundeliegenden Systeme ignoriert, produziert Modelle, die nett aussehen und nicht umsetzbar sind. Prozessarbeit, die nur Systeme anschaut, produziert Automatisierung, die kaputte Handoffs schneller verewigt.
• Operator-Pragmatismus. Wir haben Operations betrieben. Wir schlagen keinen Prozess vor, der einen Freitagnachmittag unter Last nicht übersteht.
• Audit-belastbare Dokumentation. Output ist strukturiert genug, um Auditoren zufriedenzustellen, ohne so schwer zu sein, dass niemand ihn aktualisiert.
• Kein Vendor-Capture. Keine Referral-Beziehungen zu RPA-, Workflow-Engine- oder Process-Mining-Vendors. Wir empfehlen, was passt.

Warum das ein CEO-Thema ist

• 💰 Marge-Steuer. Prozess-Ineffizienz ist eine direkte Marge-Steuer. Die meisten Organisationen operieren mit 15–30 % Aktivitäten, die keinen Kundenwert schaffen — reine Nacharbeit, Handoff-Verlust und Shadow-Workarounds.
• 🤖 Automatisierungs-Erfolg hängt davon ab. Etwa 70 % der Automatisierungs-Projekte scheitern. Sie scheitern fast immer am Prozessdesign, nicht am Tooling. Prozessdisziplin ist Voraussetzung, nicht Nachfolge.
• 📋 Compliance und Zertifizierung. ISO 9001, ISO-27001-Prozessklauseln, SOC 2 — alle verlangen dokumentierte Prozesse. Die Prozess-Dokumentation IST das Audit-Material. Ohne sie ist Zertifizierung unbezahlbar.
• 🎓 Onboarding-Kosten. Time-to-productivity neuer Mitarbeiter ist direkte Funktion der Prozess-Dokumentations-Qualität. Schlampige Dokumentation = 6 Monate Teil-Produktivität pro Hire; saubere Dokumentation = 6 Wochen.
• 🤝 M&A-Integration hängt davon ab. Integration einer Akquisition verlangt Versöhnung zweier Prozesslandschaften. Gut gemacht: Synergien werden real; schlecht gemacht: Akquisition läuft als permanentes Silo.

Engagement-Format

• Typische Dauer. 3 bis 12 Monate, pro Prozessbereich gescopt.
• Kadenz. 2 bis 5 Tage pro Monat, plus Workshop-Wochen (typischerweise 1 Woche pro Quartal für Stakeholder-Workshops).
• Onboarding. Erste 3 Wochen mit Fokus auf Entdeckung — Interviews, Ist-Zustands-Walkthroughs, Transaktionsdaten-Sampling.
• Preise. Fester Monats-Pauschalvertrag plus Workshop-Wochen-Preise. Implementierungsarbeiten zur Optimierung können in ein Entwicklungs-Engagement übergehen.

Meld dich, dann skizzieren wir, welche Prozess-Management- Deckung eure Organisation tatsächlich braucht.